保育士の事務作業はこれだけある！残業を回避するための効率化も提案

保育園に勤めている以上、どんな保育士さんも避けて通れないのが保育以外の事務作業です。子どものお世話や保育についてはプロですが、事務や雑務には苦手意識のある保育士さんも多いのではないでしょうか。園によって負担の量や内容もさまざまですが、そんな保育園の事務作業について見ていきましょう。

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【保育士の事務作業】保育に関する書類作成

保育士さんには、日常の保育など園児のお世話に加えて、ほかにもしなければならない現場作業があります。ここでは、毎日の作業、年間を通した作業などを紹介します。

毎日の業務

連絡帳の記入

主に、1日の保育の中であったこと、気づいたことなどを保護者に伝え、保護者と保育士とのコミュニケーションを図るためのものです。

毎日の記入が基本ですが、園によっては、0歳児〜2歳児までは全員毎日記入、3歳児以上は週に数回もしくは連絡事項があるときのみとしているところもあるようです。

保育日誌の作成

主にクラスごとにその日に行なった保育活動や出席状況を記録し、保育士さんのあいだで課題や改善点、保育のめあてを確認・共有するためのものです。

その日の日付・天候、出席人数や欠席理由、保育内容とそのねらい、園児の様子や園内設備について気づいたこと、保護者からの要望や連絡事項など、内容は多岐にわたります。

保育経過記録（児童票）

児童票とも呼ばれる保育経過記録は、園児ひとりずつに対して記入するものです。

園児個人の健康・成長・発達などの様子や家庭の情報などについて年間を通して記入し、保育士さんのあいだで情報共有したり、翌年のクラス担任に引き継いだりする際に使用します。

園によっては月ごとや、状況に応じて記入するできごとが生じた際に記載することもあります。

定期の業務（年間・月間・季間・不定期）

保育計画書（保育指導案）

保育園では、適切な指導を実行するために計画書を作成します。

これは園によって「保育計画書」や「保育指導案」と呼ばれます。主に年間・月間を通した長期計画と、週間・日毎の短期計画の2本柱で策定することが多いようです。

また、季節ごとの行事やイベントなどによってそれぞれの保育計画や指導案を設定することもあります。

保護者へのおたより作成（行事、毎月、イレギュラー）

毎月の保護者へのおたよりから、お誕生会・運動会・発表会・遠足・保育参観・卒園式など、年間を通じたさまざまな行事のおしらせまで幅広く作成・配布します。

基本的にはおたよりごとにフォーマットが決まっているものがほとんどですが、保護者に対する注意喚起や、園で起こったことを伝えるためのイレギュラーなおたよりが発生することもあります。

園行事の計画・準備・スケジュール管理

年間や季節ごとの行事やイベントのスケジュール作成と、各行事にあわせたまとめや内容の決定、事前準備などがこれにあたります。

毎年の行事であっても、その年の園児の状態や社会状況、前回からの気づきや改善案をもとに、具体的な内容・めあてをブラッシュアップする作業も必要になります。

【保育士の事務作業】園の運営に関する業務

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保育とは直接関係のない、会社や法人組織としての運営事務を保育士さんが担当するケースもあります。

園によっては、作業そのものの有無や頻度の違い、保育士さん以外の事務員さんが行なう場合、園ではなく本社の社員・職員さんが行なうこともあります。

人事・労務・総務

正規の保育士さんだけではなく、時給や日給で勤務するパート・アルバイト・清掃員・栄養士・外部講師など、保育園で勤務するさまざまな人のための業務です。主な業務は以下になります。

経理

運営に関する金銭管理や、謝礼・給与の支払いなど、お金にまつわる事務業務です。銀行での入出金や、役所への補助金申請にまつわる準備や書類作成などを担当する場合もあります。

【保育士の事務作業】その他の事務・雑務

ほかにも、保育園にはさまざまな対応業務があります。来客や郵便物、電話だけでなく、保育実習生・園見学・中途入園児の対応や準備などイレギュラーな業務も保育士さんが担当することが多いようです。

【保育士の事務作業】効率化のために取り組めること

園児や保護者、勤務する人など、多くの立場の人々にそれぞれ対応しなくてはならない保育士さんの仕事。

事務作業にも時間や労力を奪われて肝心の保育がおろそかに…、ということが起きないよう、さまざまな工夫をしている保育園もあるようです。

困っている保育士さんは、どんな対策があるか参考にしてみてくださいね。

ICTの導入

「ICT」とは「情報通信技術」の略語です。

保育の現場ではインターネットやスマートフォンアプリなどを活用して、保育士さんの日々の業務負担を軽減し、効率化を図るためのツールが数多くリリースされています。

園児の出欠や保育士さんの勤怠管理、保護者への連絡事項やイベント出欠確認などさまざまな場面で活用することが可能です。

専任の事務員を雇用

保育士さんは保育のプロですから、事務作業は事務を専任で請け負ってくれる事務員さんに働いてもらう対策をとっている園も多くあります。

保護者を含めた外部対応の窓口や、パソコンで使用する計算ソフトや書類作成ソフトに慣れている事務員さんは、保育現場の強い味方になってくれるはずです。

アウトソーシング

事務関連を、まとめて代行業者に委託するという方法が、このアウトソーシングです。

保育現場に限らずさまざまな業種に通じた代行業者が数多くあります。事務全般だけではなく、法務・労務・行政手続きなどを社労士に、経理関連を会計士・税理士に委託するという例もあります。

保育士の中で協力して分担

パソコンを使った業務に強い、スケジュール管理やシフト管理が得意など、それぞれの得意分野や個性を活かして保育士さんたちが分担作業をしている園もあります。人件費の削減にはなりますが、担当の保育士さんだけに過度に負担が偏ったり、退職後に誰も引き継ぐことができなかったりなど、デメリットも多く想定されます。

対策も視野に入れて事務作業に負けない保育士に！

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保育士さんは、あくまで子どもたちの安全と成長を見守る保育の専門職です。

保育に付随するデスクワークだけでなく、もし、園の運営管理にまつわる作業で、保育の時間が圧迫されてしまっているならば、今の環境や働き方を見直す時間をつくってみる必要 があるかもしれませんね。

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