転職活動中の保育士さんの中には、履歴書を準備する際に封筒が必要か迷う方もいるでしょう。手渡しの場合は、封筒を使用しなくてもよいのではないかと考えることもありますよね。今回は、応募書類を入れる封筒について、書類提出時のマナーや封筒の選び方のポイントについて紹介します。転職活動時の参考にしてみてくださいね。
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■目次
履歴書の封筒のマナー
転職の応募書類を用意する際、履歴書や職務経歴書の内容について考える機会も多いでしょう。
しかし、書類の仕上がりがよくても送り方や渡し方に不備があった場合、応募先の採用担当者に悪い印象を与える可能性もあるかもしれません。履歴書を準備する際には、封筒にも気を配るとよさそうです。
今回は、履歴書を入れる「封筒」に着目して、送り方のマナーを整理していきましょう。
履歴書は必ず封筒に入れよう
封筒は、履歴書にシワや汚れがついたり、折れたりすることを防ぐ役割があります。
書類を綺麗な状態で提出することは、応募時の最低限のマナーといえるでしょう。
また、郵送時や持ち運びの際に、証明写真がはがれてしまうといった書類の不備を防ぐためにも、履歴書は必ず封筒に入れるよう意識するとよさそうです。
手渡しをする場合も封筒は必須
園長先生などに履歴書を手渡しする場合も封筒を準備することが大切です。その理由や渡し方の注意点を紹介します。
履歴書を封筒に入れる理由
対面の面接の際に、履歴書を持参するケースがありますよね。その際は、書類を汚れなどから守るために封筒に入れることが大切です。
「クリアファイルを使うから封筒は不要」と考える方もいるかもしれません。しかし、ファイルは本来、履歴書や職務経歴書など複数の書類を「まとめる」ために必要なものです。
採用担当者に書類を渡した際に、複数枚ある用紙がバラバラになると手間をかけてしまう可能性があるでしょう。そのため、ファイルの中に書類一式をまとめて、綺麗な状態で渡せるよう「封筒」を活用するとよさそうです。
また、面接時に採用担当者の方へ書類を渡しやすいよう、封を閉じずに準備するとスムーズに提出できるでしょう。
履歴書を手渡しする際の注意点
応募書類を手渡しする場合は、書類を出して封筒の上に重ねます。書類の向きは、園長先生など採用担当の方がそのまま読める方向に向けて両手で持ち、封筒といっしょに渡しましょう。
「履歴書をお持ち致しました」「本日はどうぞよろしくお願いいたします」など、一言添えられるとよいですね。
履歴書の封筒を用意する際に意識するポイント
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封筒を準備する際、サイズや宛名を書くペン選びに迷う保育士さんもいるかもしれません。ここでは封筒の選び方やペンの種類、書類の入れ方について整理していきましょう。
封筒のサイズと色
封筒のサイズは、履歴書や職務経歴書を折らずに入れることができるものを選びましょう。
封筒と履歴書のサイズ例は、以下の通りです。
＜定形外封筒のサイズ＞
- 角2サイズ(240ｍｍ×332ｍｍ)
- 角3サイズ(216ｍｍ×227ｍｍ)
- 角A4サイズ(228ｍｍ×312ｍｍ)
＜一般的な履歴書のサイズ＞
- A4サイズ(210×297mm) ※A3の二つ折りの大きさ
- B5サイズ(182×257mm) ※B4の二つ折りの大きさ
履歴書がA4の場合は「角2」か「角3」の封筒、B5であれば「角4」の封筒を使用するとよさそうです。
また、封筒の色は白と茶色が多く販売されているでしょう。封筒の表面に記載する「履歴書在中」などの文字が見えやすいように、白を選ぶ方が無難かもしれません。
ただし、白の封筒は透けやすいため、中身がみえない厚手のものを選びましょう。
宛名書きに使用するペン
宛名書きの際は、基本的に「黒」のペンを使用します。ビジネスの場では黒か青がよいという説もありますが、応募書類の宛名書きにあえて色つきのペンを選ぶ利点はないようです。
そのため特別な理由がなければ、黒を使用した方が応募園も違和感を覚えることはないでしょう。
ペンの太さは細すぎると文字が見えにくいため、1.00ｍｍ程度のものを選ぶとよいかもしれません。
宛名書きのペンとして、避けた方がよいものを以下にまとめました。
- 水性
- 油性ペン
- 摩擦や熱で消えるインク
- 鉛筆、シャープペン
水性のペン、筆ペンや万年筆などはインクがにじみやすいため避けるとよいでしょう。
油性ペンはペン先が太いものが多く、文字の角にインクがたまったり、書き方によっては雑な印象を与えたりする可能性があるでしょう。
また、書類の持ち運びの際に履歴書がファイルや封筒とこすれることもあります。そのため、摩擦や熱で消えるインクが使われているペンは避けるとよいですね。
履歴書の入れ方
書類は、添え状が一番上になるように「添え状」→「履歴書」→「職務経歴書」の順に重ねて、クリアファイルに入れましょう。
また、封筒の表面側に添え状がくるよう、配慮することが大切です。上下の向きが逆さにならないように注意して、保育園の担当者の方が書類を取り出した際に、そのまま読める向きで入れましょう。
履歴書の封筒の宛名書きポイント
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ここでは、宛名の書き方のポイントを見ていきましょう。
- 住所は都道府県から正確に記入する
- 保育園の名称は正式名称で記入する
- 園の名称のあとにつける「御中」と「様」を併用しない
- 封筒の表面の左下に「履歴書在中」「応募書類在中」と書き赤枠で囲む
- 裏面に自分の住所と氏名を記入する
- 封筒の閉じ口に「〆」マークをかいて封をする
同じ都道府県内へ郵送する場合でも、住所は省略せずに都道府県名から書きましょう。
送り先の保育園名は略称にせず、求人媒体やホームページなどで正式名称を確認して、正しく記入することが必要です。
また、「御中」と「様」は両方とも敬称のため、併用しないように注意しましょう。
「御中」は企業や学校、部署などの組織名に対して使用し、役職にはつけません。「様」は個人名に対して使用します。敬称の使い分けを意識するとよいですね。
「履歴書在中」「応募書類在中」の記載は、あらかじめ封筒に印字されていない場合は、赤いペンで記入しましょう。「応募書類在中」などのスタンプを使用する場合は、目立つように赤いインクを使うとよさそうです。
手渡しの場合は、表面の宛名は不要です。表面には「履歴書在中」などの文言のみを記入し、裏面は郵送の場合と同様に記載するとよいですね。
履歴書を入れた封筒を郵送する際のポイント
ここでは、応募書類を郵送する場合の注意点を紹介します。
気をつけるとよいポイントとして、以下の内容が挙げられます。
- 郵便料金に不足が出ないように注意する
- 書留は使用しない
- 状況に応じて速達を利用する
- 配達記録が残る特定記録を利用する
送料に不足があると、書類が配達された際に応募先の保育園が不足分を支払うことになってしまいます。配送料金に不備がないよう注意が必要です。
また、書留は対面手渡しの配送のため、受け取り時にもサインが必要となるため、応募園に手間をかけることになるでしょう。書留は避けて、配送記録を残す場合は、ポスト投函ができる特定記録を利用するとよさそうです。
履歴書は「信書」のため、郵便局の郵便サービスで送付する必要があります。メール便で送ることは禁止されているため、郵送方法に注意しましょう。
履歴書を入れる封筒のルールを整理して、マナーを守った書類送付をしよう
今回は、履歴書を送付する際の封筒について紹介しました。
応募園の採用担当者にマイナスな印象を与えないために、封筒の選び方や書類の入れ方などのポイントを整理しておく とよいですね。応募書類の提出には注意事項が複数あるため、チェックリストなどを作成して対策するとよいでしょう。
応募書類の封筒に関する注意点を考慮して、スムーズな書類提出ができるように準備しましょう。
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