「書類作成が終わらない…」と辛い状況が続く保育士さんはいませんか？指導案やおたより、保育日誌、連絡帳など保育士さんが作成する書類は多岐に渡ります。そんな状況に疲れてしまうと「辞めたい」と感じてしまうこともありますよね。今回は書類作成が終わらないと悩む保育士さんに向けて、効率的に仕事を進めるポイントを紹介します。
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■目次
書類作成業務が終わらない…保育士のお悩み事情
保育士さんは子どものお世話がメインの仕事ですが作成する書類も多く、業務が終わらないと悩みを抱える方も….。
実際、保育士さんが担当する書類を以下にまとめてみました。
- 年間保育計画
- 指導案（月案・週案・日案）
- 児童要録
- おたより（園だより/クラスだより）
- 連絡帳
- 保育日誌
- 行事の企画案
- 職員会議の議事録
- 自己評価
一覧で並べてみると保育士さんが作成する書類が多いことがわかります。
この他にも、保護者にお手紙を書いたり新人保育士さんの育成計画を作成したりとさまざまな場面で書類を書くことでしょう。
中には「文章作成が苦手で書けない」「簡潔にまとめたくても文章量を減らすことができない」など不安を抱く方もいるかもしれません。
また、業務時間に終わらず、自宅に持ち帰って仕事をこなす保育士さんもいるよう。
そもそも、保育士さんの書類作業が多いのはなぜなのでしょうか。
保育士の書類作業が多いのはなぜ？
保育現場の実情から書類作成が多い理由をまとめました。
保育計画を立て子どもの成長を支えるから
保育士さん
子どもの保育は年齢ごとの発育や成長にあわせて、計画的に行う必要があります。保育の目的の明確化に向けて、年間計画や指導案などあらゆるカリキュラムを書く必要があり、書類も多くなります...。
保育計画を立て子どもたちの成長を支えるのは保育士の大切な仕事。
指導案は子どもの様子を振り返りながら書く必要があります。特に新人のうちは書き方がわからず、時間がかかることもあるでしょう。
子どもの記録を残す必要があるから
保育士さん
連絡帳や児童要録など、子ども一人ひとりの記録を残す作業が多いです。成長を見守る中で大切な業務ですが、文章が思いつかなかったり、上手くまとめられなかったりと書き方に迷うこともたびたびあります。
子どもの記録を残して保育を振り返り、どのようにサポートしていくのか考えることも保育士にとって欠かせない仕事ですよね。
また、職員や保護者への情報共有も重要です。
文章を簡潔にまとめて情報を伝える必要があるため、書き方に悩めば悩むほど時間がかかってしまうこともあるでしょう。
このように保育士は子どもの乳幼児期を支えるうえでさまざまな書類を書くことがあるので、その書類自体を減らすというのは難しいかもしれません。
しかし、効率的に業務を終わらせる方法を取り入れることで、スムーズに業務を進めるポイントがありそうです。
ここからは書類業務のお悩み解決方法について詳しく見ていきましょう。
書類作成が終わらない！お悩み解決法①計画を立てる
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業務を洗い出す
まずは、自分がやらなければならない書類業務を洗い出してみましょう。
定期的に発生する業務と単発のものを分けるとよさそうです。
例えば、日案や連絡帳は必ず書く定期的な書類ですよね。
また、行事に関するお願いや感染症状況のお知らせなどは、決まったタイミングがないので単発に発生する書類に分類するとよいかもしれません。
特に運動会や生活発表会などが続き、行事で多忙な時期は何から手をつければわからないこともあるでしょう。
事前に必要な書類業務を明確化することで、仕事もやりやすくなります。
業務の優先順位を決める
次に業務の優先順位を決めていきます。
作成に時間がかかる書類とスムーズに対応できる書類に分けて考えてみるとよさそうです。
また、他の業務の状況もふまえながら心身ともに負担がかからないよう、取り組む順序を整理することが大切です。
業務完了の期日を決める
最後に業務完了の期日を決めて、カレンダーやスケジュール帳に記載していきましょう。
時間がかかりそうな業務は余裕をもって〆切を決めておくとよさそうです。
他の職員と協力して作成する書類については、期日までに間に合うかどうかこまめに進捗を確認しながら進めましょう。
書類作成が終わらない！お悩み解決法②文章の書き方を工夫する
保育士さんの中には、どんな風に文章をまとめればよいのかわからず、書けないという方もいるでしょう。
そんなときは前年度のものや先輩や同僚が作成した書類を参考にするとよさそうです。
特に指導案は子どもの援助方法の記載なども必要となるため、経験が浅い場合はどんなサポートが必要なのか不明な点も多いもの。
保育系のサイトや書籍を見ることで書き方のヒントが得られるかもしれません。
また、保育活動の目的や援助を文章化するためには、以下の厚生労働省や文部科学省の資料が参考になりそうです。
また、保育士さんが年度末に作成する自己評価についてはこちらの資料をご覧ください。
文章の書き方や文章力の向上に役立つため、活用してみるとよいですね。
書類作成が終わらない！！お悩み解決法③隙間時間を活用する
保育の隙間時間を利用して、書類作成をスムーズに進める方法を考えてみましょう。
子どもの登園前やお昼寝（午睡）、会議前など業務が行える時間がないか、仕事のスケジュールを振り返るとよさそうです。
5分～10分でも時間があれば、連絡帳を書いたり子どもの記録を残したりできるかもしれません。
書類作成が終わらないと保育士さんが悩んだら転職も視野に
書類作成が終わらないと悩む場合、勤務する園の体制が原因になるケースもあるでしょう。
例えば、おたよりを手書きで書くことを徹底していたり、5枚以上の指導案の作成が義務化されていたりすると、負担が増えてしまうことが考えられます。
そういった状況に不満を抱くと仕事へのモチベーションも下がってしまいますよね。
そんなときは、書類作業の削減に向けて取り組む園への転職も検討してみましょう。
ICTシステムを導入し、書類作業を減らす園もあれば、指導案作成がスムーズに進むように独自のテンプレートを用意する園もあります。
なお、転職を考え始めたらまず、当社保育士バンク！にご相談くださいね。
専属のアドバイザーがあなたのお悩みに合わせて新しい職場探しをサポートします。
「転職してみたら書類業務が多くて辛い…」といった後悔もしないよう、ぜひ一度ご相談ください。
書類作成が終わらないと保育士さんが悩んだら解決策を考えよう
書類作成が終わらないと疲れがたまってしまい、保育に集中できないこともありそうです。
悩みを抱えている保育士さんは書類業務を洗い出し、優先順位を決めたうえで取り組んでいきましょう。
また、書類作成が苦手な方は「簡単な日案のみでOK」「書類のICT化推進」といった園への転職を考えてみませんか？
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