内定先の保育園にメールを送付する際、どのような点に気をつければよいのでしょうか。 社会人としての基本的なマナーを押さえて、好印象を与えられるとよいですよね。今回は、内定先の保育園へメールを送る機会と、それぞれのシーン別に例文を紹介します。また、メールを送付する際に気をつけるポイントもまとめました。
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■目次
内定先の保育園とメールをやり取りするシーンとは
内定先の保育園からメールで連絡が届いた際、どのような対応をするとよいのか悩むことがありますよね。
とくに返答を求められていないような内容の場合でも、内定先からメールが届いた際は速やかに返信するようにするなど、社会人としてのマナーをわきまえた対応をすることが望ましいでしょう。
内定先の保育園とメールのやり取りをする機会として、次に挙げるような場面が考えられます。
- 内定や承諾に対するお礼をする
- 説明会などへの参加の意志を伝える
- 日程の調整などを依頼する
- 疑問点について確認や質問をする
- 内定を辞退する
このように、内定通知をもらった場合は選考に対する感謝の気持ちを伝えたり、入職に向けて疑問点がある場合は質問したりと、あらゆるシーンでメールを送付する必要があります。
これから紹介するポイントをふまえて、内定先の保育園に好印象を与えられるようなメールの文面を心がけましょう。
内定先の保育園にメールを送付する際に気をつけること
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それでは、内定先の保育園にメールを送信する場合にどのようなことに気をつければよいのでしょうか。
ここでは、メール送信時の基本的なマナーについて解説します。
保育園からのメールに返信するとき
まずは、内定先の保育園から受け取ったメールに返信するときの注意点をまとめました。
速やかに返信する
メールを送信した側は、相手にきちんと確認してもらえたのかを気にしています。
そのため、内定先の保育園からメールが届いたら「確認しました」という旨を早めに伝えましょう。
ただし、保育園が閉園している時間や深夜から早朝にかけての時間帯に返信するのは、社会人として非常識な印象を与える可能性があるので避けたほうがよさそうです。
件名に手を加えない
内定先へ返答するメールを作成する際、件名にも気を配る必要があります。
保育園側は日々複数のメールを送受信している可能性があります。
送ったメールの内容や状況をすぐに把握してもらえるよう、メールの件名には手を加えずにそのままの形で返信するようにしましょう。
本文を引用する
相手側がどんなやりとりをしていたのか把握しやすいよう、元の本文は残しておきましょう。
仮に保育園と複数回メールのやり取りが続いた場合、これまでの履歴を残しておかなければどのような内容に対する受け答えなのか、確認をするために時間を費やしてしまうかもしれません。
元の本文を残していることで以前のメールに遡る手間が省け、自分自身も確認しやすくなり、相手に負担をかけないことにもつながるでしょう。
こちらからメールを送信するとき
次に、自分から内定先へメールを送信する際の注意点をまとめました。
保育園名を正式名称で記す
今後勤務する保育園であるため、正式名称は正しく書けるようにしておきましょう。
また、相手が（福）などと省略している場合でも、送る際は「社会福祉法人」と正しく記すのがマナーです。
読み書きが難しい漢字が含まれていたり、ローマ字表記が使われていたりする場合は、読み直しをして間違えないように注意しましょう。
内容が伝わるような件名にする
どのような内容のメールなのか一目見てわかるような件名をつけましょう。
「〇〇について」など、メールで伝えたい要点を簡潔に記すことが大切です。
また、件名に自分の名前を明記すれば、保育園側は本文を開く前に送り主を確認することができるのでやり取りがスムーズかもしれません。
質問はまとめて送付する
内定先から届いたメールの内容に疑問を感じ、質問をしたい場合があるかもしれません。
その際、質問を複数回に分けてその都度メールで連絡をすると、相手に返答する時間や手間をかけさせてしまいます。
そのため、質問事項や確認したい要件はまとめて送るよう心がけましょう。
締めの言葉に気をつける
メールを送付する際は要件だけを伝えて終わらせず、最後に締めの挨拶を入れましょう。
メールの内容に合わせて全体の統一感を考えながら、「以上、よろしくお願い致します。」「今後ともよろしくお願いします。」などの締めの言葉を使い分けるとよいかもしれません。
なお、メールを送信する前には誤字脱字がないかもしっかりと見直すようにしましょう。
内定先が受け取る印象を考えながら、丁寧な言葉遣いでメールを作成できるとよいですね。
内定先にメールを送付する際のポイントをおさえたところで、次にシーン別に使える例文を紹介します。
【返信するケース】内定先の保育園へ送るメールの例文
まずは、内定先から届いたメールに返信する際の例文をまとめました。
日程確認の返答をする場合
お世話になっております。
この度は、新人説明会についてお忙しいなかご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
ご案内を頂きました〇月〇日に参加させていただきます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
保育園に内定すると、新人説明会の日程や内容を確認する連絡が入ることがあるかもしれません。
「確認しました」ということを相手に知らせるため、早めに返答するのが社会人としてのマナーです。
依頼をする場合
お世話になっております。
この度は、説明会の日時についてご案内を頂きまして誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、諸般の事情により参加できなくなったため、設定いただいた日時の変更をお願いしたく存じます。
お忙しい中ご調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。
内定先から提示される条件には基本的に従うべきですが、やむを得ず都合がつかない場合もあるでしょう。
こちら側の希望で変更をお願いすることになるため、より丁寧な文面を作成するよう心がける必要があります。
【発信するケース】内定先の保育園へ送るメールの例文
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次に、保育園へメールを発信する際の例文をシーン別に紹介します。
質問をする場合
件名
【ご質問】△△△△について／○○○○本文
お世話になっております。
選考についてお伺いしたいことがあり、ご連絡を差し上げた次第です。
お忙しいなか恐れ入りますが、下記についてご教示いただきたく存じます。
【ご質問事項】
△△△△
お手すきの際で構いませんので、ご回答いただけると幸いです。
何卒宜しくお願い申し上げます。
内定先の保育園に確認したいことがある場合、相手からの返答を希望することが前提であるため、より丁寧な文面を心掛けましょう。
内定通知のお礼をする場合
件名
内定承諾のご連絡／○○○○
本文
お世話になります。
本日貴園より内定通知を頂きました〇〇〇〇です。
この度内定を頂けたこと、心より嬉しく感じております。
貴園で一日も早く活躍できるよう今後も努力を続けて参ります。
ご迷惑をおかけすることがあるかもしれませんが、今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
内定の連絡を受けた際、お礼のメールを送付するのは必須ではありません。
しかし、選考に対する感謝の気持ちやこれから保育園で働くにあたって前向きな姿勢などを伝えることができれば、好印象を与えられそうです。
内定を辞退する場合
件名
内定辞退のご連絡／○○○○
本文
大変お世話になっております。
この度は、採用内定の通知を頂きましてありがとうございました。
大変恐れ入りますが、貴園の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げた次第です。
本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきですが、メールでのご連絡になりますことを、何卒ご了承いただきたく存じます。
これまでお忙しい中、採用内定のご連絡までに大変貴重なお時間を頂きまして、感謝申し上げます。
貴園のますますのご発展とご多幸を心よりお祈りいたします。
内定を辞退する場合のメール例文です。
相手に失礼のないよう丁寧に謝罪をし、お世話になった感謝の気持ちをきちんと伝えるようにしましょう。
また、本来であれば直接または電話で伝えることが望ましいため、メール送付であることに対するお詫びの言葉も添えるとよさそうです。
内定先の保育園へ、好印象を与えられるようなメールを送付しよう
今回は、内定先の保育園へメールを送信する際の例文をシーン別に紹介しました。
内定先の保育園からメールを受け取ったら、「確認しました」という状況を早めに伝えることが大切です。
また、選考に対する感謝の気持ちや、これから意欲を持って働いていきたいという前向きな言葉を添えるとよいでしょう。
なお、相手が設定した日程の希望に沿えなかったり、せっかく頂いた内定の取り消しを願い出たりする際は、より一層丁寧な文面を心掛けるのがポイントです。
基本的なメールのマナーを押さえて、内定先の保育園に好印象を与えられるような対応ができるとよいですね。
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