保育士さんの中には上手な書類整理のコツをつかんで仕事に役立てたいと考える方もいるでしょう。指導案やおたより、行事の企画案などさまざまな書類を扱うため、どのように整理するべきか悩みますよね。今回は、保育士さんが仕事に活用できる書類整理術や管理する方法を詳しく紹介します。効率的に業務をこなすためにも役立ててみてくださいね。
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■目次
保育士さんの書類整理が大変な理由
保育士さんは子どものお世話がメインの仕事ですが、書類作成も多い職業です。
作成するものがたくさんあるため、書類整理も一苦労。
「たくさん書類があって整理する時間がない」「書類がどこにあるかわからなくなり、よく探している」など悩みを抱くこともありそうです。
保育士さんが作成する主な書類はこちら。
年間保育計画
指導案（月案・週案・日案）
児童要録
おたより（園だより/クラスだより）
連絡帳
保育日誌
行事の企画案
職員会議の議事録
自己評価
上記のような書類を作成するにあたってきちんと書類整理を行うと、仕事の効率化にもつながるでしょう。書類整理術や管理のポイントを把握して、業務に役立ててみてくださいね。
【保育士さんの書類整理術】1.いらない書類を捨てる
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まず、書類整理の第一歩は「不要な書類を捨てること」です。
書類を一カ所にまとめたら、「いるもの」「いらないもの」「保留」の3つの箱に分けていきましょう。
特に捨てるべきか迷うのが子どもの様子や保育の反省などを書いたメモ。
児童要録を書く際に見返す場合があるかもしれないので、とっておくとよいかもしれません。
また、不要かわからないものは「保留」の箱に入れて、時期を見計らって「本当に必要なのか」をチェックするとよさそうです。
保育士さんは年度ごとに担当のクラスが変わることも多いため、年度の終わりに必ず書類整理を行うとスッキリした気持ちで新年度を迎えられそうですね。
【保育士さんの書類整理術】2.ファイルに分類する
続いて、書類をファイルに分類していきましょう。
カテゴリごとに以下のように分けるとよさそうです。
- 指導案系（日案・週案・月案）
- おたより系（園だより・クラスだより）
- 保育日誌・反省文系
- 子どもの様子のメモや職員からのメモ系
- 保育に役立つ系（手遊び・楽譜・遊びのルール）
- その他
特に指導案は書類が多くなりがちなので、日案・週案・月案と3つのファイルに分けてBOXにまとめるとよいでしょう。
また、赤や青など色分けすると一目でわかって探す手間も省けます。
【保育士さんの書類整理術】3.隙間時間に書類整理を行う
分類が終わったら、書類整理を習慣化する方法を考えましょう。
書類は毎日たまっていくもののため、会議前や帰宅前の5分間など書類を整理する時間を設けるとよいですね。
不要なものはできるだけ捨ててスッキリした状態で仕事を進められるようにしましょう。
保育士さんが書類整理するときの管理術
最後に保育士さんが書類を管理するための方法や注意すべき点を紹介します。
個人情報の取り扱いに注意する
子どもの様子や記録などは個人情報が含まれているケースが多いので、取扱いに要注意。
不要な書類はシュレッダーにかけたり、個人情報が記載されたものは自宅に持ち帰らないように注意したりしましょう。
一目でわかるようにファイルに必ず名前を記入する
ファイルには必ず名前を記入して、自分のものであることがわかるようにしましょう。
周りの職員と似たようなファイルがあると間違って誰かが持ち帰ったり、紛失しても見つからなかったりするケースもあるかもしれません。
目印に好きなキャラクターのシールやカバーをつけておくのもよさそうです。
パソコンでデータ化して管理する
デジタル化できる書類は写真で撮影してパソコンに保存するのも管理方法のひとつ。
保育士さんの中にはできるだけ書類をデータ化して、パソコン上でフォルダに分けて管理する方もいるようです。
書類が整理できるだけでなく、パソコンの画面にある検索バーにデータの名前を入れるだけですぐに見つけられるというメリットもあります。
データ化できる書類があれば、撮影したりスキャンしたりしてパソコンに取り込むとよいかもしれません。
保育士さんは書類整理をして仕事の効率化を目指そう
保育士さんは多くの書類の作成をするため、整理することで仕事がスムーズに進みそうです。
また、子どもたちに身の回りの整理整頓の大切さを伝えるのも保育士の大切な仕事。
子どものお手本になれるよう、書類整理のコツをつかんでスッキリした気持ちで仕事に取り組めるとよいですね。
ただ、中には「書類整理をしたくても業務量が多すぎてなかなか手が回らない」という保育士さんも…。そんなときは保育士バンク！にお悩みをお聞かせくださいね。
心に余裕がないとなかなか「整理整頓をしよう」という気持ちにならないこともあるでしょう。もしかしたら、あなたがゆったりとした気持ちで働ける職場があるかもしれません。専属のアドバイザーがお悩みをお聞きしますので、まずはお気軽にご相談ください。
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